Contacten - Rekenkamerkompas - Vereniging van Rekenkamers

Introductie

De rekenkamer kan haar werk alleen goed doen als zij weet wat er speelt. Ook is van belang dat de actoren in haar omgeving op de hoogte zijn van haar bestaan, doel en werkzaamheden. Daartoe onderhoudt een rekenkamer doorgaans contacten met allerlei actoren: volksvertegenwoordigers, griffier en griffiemedewerkers, collegeleden, ambtenaren, inwoners, accountant, pers en andere rekenkamers. Deze actoren moeten (kunnen) weten wat de rekenkamer doet en waarom.

Aandachtspunten

Uit VvR-onderzoek blijkt dat sterke rekenkamers goede contacten en relaties onderhouden met hun omgeving en stakeholders.

Als de rekenkamer - bijvoorbeeld in haar visie - (belangrijke) doelgroepen benoemt, helpt dit bij vormgeven van de contacten.

Verdeel binnen de rekenkamer wie primair de contacten onderhoudt met bepaalde actoren. Dit kun je eventueel in een communicatieplan vastleggen, maar besef dat de aard van de contacten zal verschillen per actor, per onderzoek en per onderzoeksfase, en dus steeds maatwerk is.

Investeer in ieder geval in goed contact met griffier en burgemeester/dijkgraaf/commissaris. Die laatste is als voorzitter ook belangrijk om de rekenkamer bij de volksvertegenwoordiging in positie te brengen (al beseft hij/zij dat vaak niet zo). En de griffier is cruciaal om goed voor en/of met de volksvertegenwoordiging te kunnen werken.

“De raad/staten/het AB” bestaat niet; houd er in contacten rekening mee wie namens dat gremium spreekt of zegt te spreken (is dat de meerderheid, de coalitie, de nestor, het presidium, de voorzitter, de auditcommissie…?).

Gelijk hebben is niet hetzelfde als gelijk krijgen. Met goede contacten kun je bij volksvertegenwoordiging, college en organisatie verrassingen bij onderzoek(uitkomsten) voorkomen, en dat is meestal beter voor het draagvlak: het maakt ze ontvankelijker voor de boodschap.

Hoe goed je ook je best doet: contact moet van beide kanten komen. De kans bestaat dat bepaalde actoren – zoals het college, of bepaalde fracties – het contact afhouden. Blijf wel openstaan en uitnodigen tot contact. Als contacten niet soepel verlopen, is dat niet altijd erg. Wrijving geeft glans. Je kunt er het gesprek over aangaan.

Als je onderzoek wilt gaan doen naar wat we meestal ‘verbonden partijen’ noemen, moet je van de wet de colleges van de andere deelnemende overheden daarover informeren, en na afloop het rapport sturen. Informeer dan ook meteen de betreffende rekenkamers!

Houd rekening met de vernieuwingscycli binnen je gemeente, provincie of waterschap. Nieuwe volksvertegenwoordigers, ambtenaren en collegeleden kennen de rekenkamer niet vanzelf, en kennen ook haar goede aanbevelingen van vier jaar geleden niet.

Probeer aan te sluiten bij gemeentelijke wijkbezoeken, schouwen, excursies, locatiebezoeken etc. Dat biedt informele contacten (ook met bewoners!), inzicht in de praktijk en inspiratie voor onderzoek.

Afwegingen

De rekenkamer werkt onafhankelijk. Maar houd je afstand tot je doelgroep(en) of zoek je verbinding? Blijf je zonder contact als waakhond in de tuin of kruip je op schoot? Kun je variëren per onderzoek?

Bepaal samen met de raadsleden hoe intensief en in welke vorm je hen betrekt (zie: Kennismaken met raad, AB of PS).

Bepaal samen met de volksvertegenwoordigers of je (als voorzitter van de) rekenkamer bij de auditcommissie of een gelijksoortige raadscommissie aanwezig bent en welke rol je daarbij hebt.

Kan de rekenkamer professioneel kritisch kijken naar de rol van de volksvertegenwoordigers, of staat de relatie dat niet toe?

Hoe intensief stem je af met de griffier en met gemeentesecretaris en college (informeren, consulteren, samenwerken)?

Kun en wil je verrassingen voorkomen door volksvertegenwoordiging, college en/of organisatie tussentijds bij te praten over de voortgang (of eventuele aanpassingen) van het onderzoek? Als mensen overrompeld worden door de resultaten van een onderzoek, kan dat het draagvlak voor de aanbevelingen aantasten.

Gebruik je een eigen huisstijl en website (omwille van een professionele en/of onafhankelijke uitstraling) of de huisstijl en website van de gemeente (om uit te stralen dat je daar onderdeel van bent)?

Voorbeelden

Organiseer periodiek – in ieder geval na de verkiezingen – een kennismakingsbijeenkomst met nieuwe volksvertegenwoordiging (en bestuurders en ambtenaren) om de rekenkamer te introduceren Zie: Kennismaken met raad, AB of PS en bekijk ook deze Introductiefolder.

Benut de animaties en/of de infographics van de VvR om je rekenkamer voor te stellen bij een nieuw contact.

Je kunt ook een eigen film of animaties (laten) maken, zoals meerdere rekenkamers hebben gedaan.

Sommige rekenkamers (bijv. Den Bosch) maken voor de nieuwe raad een overdrachtsdocument.

Er zijn vele vormen om volksvertegenwoordiging te betrekken, zoals een permanente klankbordgroep, tijdelijke klankbordgroep voor een groot onderzoek en jaarlijks rondje langs fracties. Of vergader in het gemeente/provincie/waterschaps-huis, een uur voor de vergadering van de raad/staten/het AB start, zodat volksvertegenwoordigers kunnen binnenlopen als er wat is.

De Groene Hart Rekenkamer bestrijkt vier gemeenten en heeft een programmaraad om de verbinding met de vier gemeenteraden te borgen. Elke gemeente heeft daarin twee raadsleden afgevaardigd.

Organiseer een jaarlijkse inloopdag voor volksvertegenwoordigers en collegeleden (en eventueel ook ambtenaren en inwoners).

Spreek elk jaar met het college over de samenwerking, en bespreekt dan zowel inhoud, proces als relatie.

Het ambtelijke wederhoor is ook een contactmoment zijn: diverse rekenkamers (zoals Heusden, Leiderdorp, Delft) doen dat niet schriftelijk maar in een gesprek tussen ambtenaren, onderzoekers en rekenkamerleden waarin eventuele onjuistheden of onduidelijkheden in het conceptrapport worden benoemd en zo mogelijk ter plekke in goed overleg gecorrigeerd.

Sommige rekenkamers (bijv. Groningen) doen het bestuurlijk wederhoor in een gesprek tussen de wethouder en de voorzitter van de rekenkamercommissie.

Hieronder staan twee suggesties voor werkvormen om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over de Contacten.

Werkvormen voor Contacten

(Hiermee kun je actiever en grondiger contacten leggen, via de trits inhoud-proces-relatie).

Vanuit het proces: vaak hebben rekenkamers al een aantal vaste momenten waarop ze contact hebben met volksvertegenwoordiging, griffie, driehoek en/of college: rond jaarverslag of jaarplanning van de rekenkamer, of het jaarlijkse rondje fracties. Er zijn vast meer logische momenten te bedenken, bijv. uit de P&C-cyclus (zoals de jaarrekening van de gemeente). Neem zulke momenten eens onder de loep met de hele rekenkamer. Bereid die mogelijke contactmomenten wat grondiger voor, door de secretaris gedurende het jaar te laten bijhouden welke de zaken je dan zou kunnen bespreken of aankaarten. Door dit voor te bereiden en bij te houden, voorkom je dat het in je contacten alleen gaat over actuele zaken gaat.

Vanuit de relatie: ga er eens voor zitten en breng het netwerk rond de rekenkamer in kaart. Welke spelers zijn belangrijk, en met welke wil je dan ook vaker contact. Met wie hebben we te maken (de actoren-analyse) en hoe is ons contact daarmee? Benut deze praktische aanpak van een actoren-analyse. Die kun je ook goed omkeren: dan kies je een of twee actoren die voor de rekenkamer nu belangrijk zijn (de volksvertegenwoordiging, een commissie, of het college, de griffie, de organisatie, het presidium…). Vervolgens probeer je jezelf te verplaatsen in hun perspectief. Hoe is hun netwerk? Welke actoren zijn voor hen belangrijk? Wat betekent het dat je als rekenkamer voor jouw belangrijkste partner, de volksvertegenwoordiging, maar ‘een van de heel velen’ bent? Hoe kun je, door je in hun werk te verplaatsen, daar beter op aansluiten?

Vanuit de inhoud: het werk wordt nog relevanter en kansrijker als je bij je contactplanning ook de onderzoeksagenda erbij pakt. Welke onderzoeken staan er op stapel, en welke mensen politiek, bestuur, organisatie of gemeenschap zijn daarbij van belang? Hoe kun je die contacten verstevigen? Zijn er adviesraden, expert-bewoners of organisaties of kennispartijen die van waarde kunnen zijn voor je onderzoek? Kun je al verkennende gesprekken voeren? Of benader mensen uit een adviesraad om kritisch mee te denken over de onderzoeksvragen. Of richt een ‘expert-zetel’ voor iemand in bij een bepaald onderzoek.

B. Aansluiten bij de ander

Hiermee leg je beter contact met de anderen, door je in te leven in de de belevingswereld van de ander. Met deze werkvorm ‘Kritiek-Repliek’ verplaats jij je in de ander voordat je jouw eigen verhaal in elkaar zet. Dat kun je bijvoorbeeld benutten als je een onderzoek aan de volksvertegenwoordiging gaat presenteren)

Inventariseer samen de vragen en/of mogelijke kritiek van de volksvertegenwoordigers over het onderzoek. Dat kan daadwerkelijk (bijvoorbeeld een korte enquête) maar ook door je goed in hen te verplaatsen. De griffie kan misschien helpen. Zet alle punten onder elkaar op een flip-over-vel en kijk of je kunt categoriseren.

Kijk daarna wat je daar als rekenkamer tegenover kunt zetten. Heb je op alle vragen een (adequaat) antwoord? Dat is dus je repliek. Ook die schrijf je op. Kijk samen of dat een afdoende antwoord is.

Met die repliek maak je het verhaal voor de volksvertegenwoordiging. Alles wat je zelf bedacht had, maar niet aansluit bij de vragen en dus belevingswereld van de volksvertegenwoordigers, is (veel) minder belangrijk.

Hoe beter je contacten met de volksvertegenwoordigers, hoe makkelijker het wordt om een goed verhaal voor hen te houden, omdat je beter weet waar wat hen betreft de nadruk op zou moeten liggen.

Je kunt deze werkvorm ook inzetten om onderzoeksvragen te maken die beter aansluiten bij de vragen van de volksvertegenwoordiging. Of om je jaarlijkse gesprek met de driehoek of een ambtelijk wederhoor goed voor te bereiden.