Doel en visie - Rekenkamerkompas - Vereniging van Rekenkamers

Introductie

De globale taak staat vast: “De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeente-/provincie-/waterschapsbestuur gevoerde bestuur(…)”, zo staat het in gemeente-/provincie-/waterschapswet. Binnen die algemene taakomschrijving kan elke rekenkamer accenten leggen, keuzen maken om doelgericht te opereren. Elke rekenkamer is onafhankelijk en bepaalt zelf in belangrijke mate haar doel, visie en aanpak. De wet biedt meer ruimte dan veel rekenkamers denken.

Een professionele rekenkamer moet duidelijk (kunnen) maken wat de aard en het doel van haar werk is. Als je als rekenkamer wilt bijdragen aan doeltreffender, doelmatiger en transparanter bestuur, moet je zelf het goede voorbeeld geven. Daarnaast is een duidelijk doel nodig om effectief te kunnen zijn. Een duidelijke kijk op het rekenkamerwerk (je visie) helpt om een passende werkwijze (houding, procedures en normen) te vinden en te hanteren.

Aandachtspunten

Zorg dat je omgeving weet dat je er bent, wat je bent en wat je doet: presenteer de rekenkamer met een toegankelijke vorm (filmpje, infographic) en breng die regelmatig onder de aandacht.

Om effectief te kunnen zijn moet je bepalen wat voor effect je nastreeft, in algemene zin (als rekenkamer) en ook bij ieder afzonderlijk onderzoek.

Maak duidelijk wat je doet (output) en waartoe dat moet leiden (outcome).

Beschrijf je visie: hoe de rekenkamer zichzelf positioneert in de politiek-bestuurlijk context (volksvertegenwoordiging, auditcommissie, accountant, college, ambtelijke organisatie en samenleving) en wat daarbij je toegevoegde waarde is. Nb. Dit kan ook variëren per onderzoek.

Geef ook aan hoe de visie van de rekenkamer zich verhoudt tot de bestuursstijl van de gemeente. Update dit bij elke bestuurswissel.

Bewaak dat je werkwijze, procedures en normen dienend zijn aan de doelen van de rekenkamer.

Zorg dat je ambities passen bij het budget. En bij de capaciteit en beschikbare tijd van de rekenkamerleden.

Bespreek je ambities periodiek in je rekenkamer en met je volksvertegenwoordiging.

Afwegingen

Maak je een abstracte of een concrete visie? Veel rekenkamers geven aan dat leren en verbeteren centraal staan. Kun en wil je dat concreter maken?

Kun je benoemen wat je gaat doen om je doel(en) te bereiken? En wil je succesindicatoren voor de rekenkamer benoemen?

Beperk je de ambitie tot onderzoeken van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid? Of wil je ook bijdragen aan transparantie en/of publieke verantwoording?

Welke positie neemt de rekenkamer in (in het algemeen, of per onderzoek): vanaf de zijlijn objectief maar afstandelijk nagaan wat beter moet, of als onderdeel van het lokaal bestuur constructief samenwerken aan verbetering?

Onderzoek je alleen ex post vastgesteld beleid, of doe je (ook) voorafgaand aan de invoering van beleid ex ante onderzoek naar bijvoorbeeld de potentiële effectiviteit, neveneffecten of de uitvoerbaarheid van beleidsvoornemens?

Doe je vooral toetsend onderzoek of ook meer op leren gericht onderzoek? (zie ook onderdeel Methoden en technieken in dit Kompas)

Wil je ook een doel formuleren voor de rekenkamer als instituut: bijvoorbeeld over hoe de rekenkamer gezien wil worden?

Voor wie ben je er (vooral) als rekenkamer? Kun/wil je een rangordening aanbrengen in doelgroepen? Verschilt dit per onderzoek?

Zijn ambtenaren (ook) een directe doelgroep, aangezien veranderingen binnen het openbaar bestuur voor een belangrijk deel uiteindelijk door ambtenaren worden vormgegeven. Of speel je alles via de ‘formele’ weg, van de volksvertegenwoordiging en het college?

Voorbeelden

Benut de animaties en/of de infographics van de VvR om je rekenkamer voor te stellen.
Je kunt ook een eigen film of animaties (laten) maken, zoals meerdere rekenkamer hebben gedaan.
Vrijwel alle rekenkamers hebben een site. Ga op onderzoek uit hoe andere rekenkamers zichzelf introduceren en kijk wat je kunt overnemen.
De Algemene Rekenkamer benoemde diverse rollen die een rekenkamer kan vervullen: controleur van beleidsuitvoering, agenda-setter, probleemoplosser, deskundige, mediator, volger van geldstromen, controleur van regels, ondersteuner van lerend vermogen, en luisterend oor voor problemen van burgers. Per onderwerp kun je een of meer van deze - of andere - passende rol(len) kiezen!
De rekenkamer kan een doel voor zichzelf formuleren, bijvoorbeeld dat zij robuust wil zijn in termen van waardering, gezag en vanzelfsprekendheid. Of benoemen hoe de rekenkamer wil werken, met termen als: transparant, toegankelijk, innovatief…
Deze vijf afwegingen kunnen helpen om jullie visie/missie mee aan te scherpen:
1. focus op rechtmatigheid en begroting/verantwoording versus focus op doeltreffendheid en/of doelmatigheid
2. systematisch alle beleidsonderdelen aflopen versus prikken waar risico’s zitten
3. terugkijken en afrekenen versus voorstellen voor verbetering
4. incidenten versus structurele oorzaken
5. Vooral intern gericht versus vooral extern gericht (wat merkt de burger ervan).
Zie ook de VvR-wiki’s over Ambitie, missie en positie en over controle-instrumenten van de raad.
Hieronder staan twee werkvormen om eens ‘los van de gewone agenda’ in je rekenkamer te spreken over doel en visie.

Werkvormen voor Doel en visie: A. “Wie had er ooit kunnen denken dat het ons zou lukken?”

(Hiermee kun je ‘uit de groef’ komen en snel een gezamenlijk beeld schetsen van de toekomst en de stappen daar naar toe)

Stelt je voor dat het vijf jaar later is. Jullie zijn dus al een tijd met elkaar aan het werk vanuit jullie doel en visie. Beeld je in dat je tijdens jullie jaarlijkse etentje een toost uitbrengt. Je proost met de zin: “Wie had er vijf jaar geleden kunnen denken dat het ons zou lukken om…”. Iedereen maakt die zin af. Op die manier ontdek je hoe iedereen het voor zich ziet als gelukt is waar jullie voor zijn. Vervolgens ga je nieuwsgierig doorvragen: wat heb je gedaan om dat te bereiken? De kunst is om te blijven doen alsof het vijf jaar in de toekomst is. Het is dus al gelukt! “Vertel, wat deed je om dat voor elkaar te krijgen?” Het werkt het beste om dan in de verleden tijd antwoord te blijven geven. “Nou, dat was best ingewikkeld, want ik moest eerst een stevig gesprek voeren met het college over de samenwerking.” Dwing jezelf om je echt voor te stellen dat het al gelukt is en dat je terugkijkt op de manier waarop je dat deed. Je zult ontdekken dat je daardoor veel beter begrijpt wat jullie eerste stappen moeten zijn om die ambitie ook waar te maken.

Werkvormen voor Doel en visie: B. ’Paradoxale vragen’

(Rekenkamers zitten vaak in paradoxale situaties. Ze willen bijvoorbeeld zowel onafhankelijk als verbonden zijn. Deze werkvorm helpt je om bij het ontwikkelen van je visie zulke paradoxale vragen te verkennen. Je zult ervaren dat je niet moet kiezen, maar er mee moet ‘dealen’. En je maakt een beginnetje van de manier waarop dat zou kunnen).

Je legt aan de hele groep uit wat een paradoxale vraag is aan de hele groep: ‘Welke tegengestelde-maar-complementaire dingen moeten we tegelijk doen om succesvol te zijn als rekenkamer?’

Eerst alleen en dan in kleinere groepjes maak je een aantal paradoxen voor jullie rekenkamer aan de hand van de vraag: ‘Hoe kunnen we tegelijkertijd … en … zijn?’

Vervolgens kies je de paradox met de meeste impact en praat je erover door hoe dat je werkwijze bepaalt en hoe je kunt omgaan met de ‘tegelijkertijd’.